DMS - System Zarządzania Dokumentacją

System zarządzania dokumentacją (DMS) to moduł do indeksowania, przechowywania, archiwizowania, przeglądania, zarządzania i udostępniania dokumentacji technicznej, projektowej, handlowej i każdej innej, która jest niezbędna do działania przedsiębiorstwa. 


To rozwiązanie w pełni kompletne, a jednocześnie elastyczne – będące istotną częścią repozytorium dokumentów i zarządzania projektami.

DMS pozwala na tworzenie repozytoriów dokumentów każdego rodzaju i typu, dostępnych przez przeglądarkę internetową i urządzeniach mobilnych. Dokumenty znajdują się w hierarchicznie ułożonych folderach, do których dostęp mają jedynie uprawnieni użytkownicy. 


Poziomy dostępu można ustawiać dla każdej z czynności, takiej jak przeglądanie, edytowanie, usuwanie, czy udostępnianie zasobów. Każdy plik umieszczony w repozytorium ma swoje metadane – autora, datę umieszczenia na stronei i ostatniej aktualizacji, typ i rozmiar pliku oraz dostępne działania

Zarówno pliki, jak i całe strony, mogą być udostępniane, edytowane i przeglądane przez wielu użytkowników jednocześnie – wszystkie zmiany są śledzone i logowane, dzięki czemu pliki są wersjonowane na potrzeby codziennej pracy oraz audytów. Poziomy dostępu plików, stron i podstron dziedziczą się automatycznie względem elementów nadrzędnych w hierarchii, do których są przyporządkowane.

DMS to elastyczny moduł pozwalający zarządzać różnymi plikami, ale i projektami – pozwalający na śledzenie wymagań projektowych, procedur, wytycznych, zapytań ofertowych, zdjęć, filmów itd. w wygodny sposób, tak, by były zawsze dostępne dla wszystkich członków zespołu w przejrzysty i łatwy do znalezienia sposób.

Każda przestrzeń może składać się z wielu stron i podstron, do których można dołączyć pliki takie jak:

 

  • PDF, 
  • MS Word,
  • MS Excel,
  • Video,
  • AutoCad.
  • XML/HTML
  • i wiele innych

DMS jest zintegrowany z wbudowanym czytnikiem PDF-ów, edytorem plików Word i Excel, oraz wieloma innymi modułami pozwalającymi na szybki dostęp i edytowanie treści.

DMS sprawdzi się nie tylko w środowisku inżynieryjnym, ale w każdym innym departamencie przedsiębiorstwa, od bezpieczeństwa, aż do utrzymania ruchu. Procesy rewizji, edytowania, zatwierdzania czy odrzucania są wspierane przez funkcję przepływu pracy i dokumentacji, będącą częścią DMS